Comment dépasser l'ATS (Applicant tracking system)?

Qu'est ce que c'est qu'un ATS? à quoi ça sert? qui s'en sert? comment on s'en sert?

Les ATS sont des programmes qui permettent de gérer le processus de recrutement pour les différentes positions proposées par une compagnie. En général les compagnies de taille moyenne à grande utilisent des ATS. Le programme permet de gérer tous les processus liés aux postes à remplir, leurs publications, la récolte des CVs, les rendez-vous, les décisions liés à l'engagement de nouveaux employés. Si l'ATS est bien utilisé, aussi bien le recrutement externe que le recrutement internet est facilité.
Toutes les agences de travail (comme Monster) s'en servent et si vous y avez postulé une fois, vous êtes sûrs que vos données très personnelles s'y retrouvent. Les logiciels d'ATS sont soit sur les machines de cette compagnie, soit sur les serveurs externes d'un vendeur de solution ATS.

Entrée des CV dans l'ATS

Les services Ressources Humaines reçoivent les CVs par email et les rentrent dans ces logiciels. Attention les PDF ne sont pas forcement appréciés, les formats en pur .doc ou .docx sont souvent préférés (demandez avant d'envoyer votre CV). Le processus d'acquisition de CV peut être manuel (soit le candidat remplit un formulaire online ou le CV est repris par un assistant ou une tierce compagnie dans l'ATS) ou automatique (par analyse du fichier envoyé par email). Le plus important donc est d'avoir un CV formatté de façon simple et très lisible, les couleurs pastels et les formattages complexes sont à éviter. Les images et les vidéos doivent pouvoir faire partie de cette récolte d'informations.
Si l'ATS est implanté au cours de la vie de la compagnie, il est très important que chaque membre existant de la compagnie puisse maintenir son propre CV à jour dans le système.  Le recrutement interne sera alors possible.

Analyse des CVs

Une fois vos données très personnelles dans le logiciel, l'informatique se met en marche. Dans les grosses compagnies où les CVs arrivent par centaines pour une position, une première sélection automatique par intelligence artificielle est lancée. Si vous n'avez pas utilisé les bons mots-clés, vous risquez de tomber dans les non-retenus lors de cette première sélection. C'est ainsi que de nombreux universitaires fraichement diplômés restent à la porte (pas assez d'expérience).

Suivi des CV

Une fois sélectionné, un CV va passer dans le module d'interview et de sélection tel que défini dans l'ATS. Ca peut impliquer une série d'interviews avec différents membres de la compagnie, de leur future équipe de travail... La compagnie donne une série de critères à remplir et chacun suit la même ligne. L'ATS centralise les recommandations de chaque membre de la compagnie qui participe au recrutement. Des modules visuels de suivi du recrutement sont possibles sur certains packages. L'interface de l'ATS peut être basé sur des pages web ou sur un interface propriétaire.

Qu'est ce qui existe sur le marché?

Le choix de logiciels est large. L'ATS est souvent intégré dans un ensemble de solutions comme Zoho Recruit qui fait partie d'une suite complète pour les compagnies, ou Success Factors Recruiting qui fait partie de SuccessFactors. Il existe aussi des packages gratuits et sur le web comme le logiciel open-source Ants.

Quels sont les risques/bénéfices d'un tel système? pour la compagnie? pour le candidat?

Les informations liées au recrutement sont centralisées, aussi bien celles des membres de la compagnie, que celles des recrutés. La sélection des candidats potentiels est facilitée. Chaque personne participant au recrutement peut faire ses remarques et recommandations suivant les mêmes principes. La décision finale est prise en fonction de tous les critères émis. Le recrutement interne est possible et naturel. Etant donné le volume de données à gérer, la mise en place d'une solution informatique sera une aide précieuse pour une compagnie.

Risque de confidentialité

Il y a encore 20 ans, les CVs sous forme papier étaient difficilement indexables, et seuls des systèmes d'organisation personnelle aidaient à la gestion des candidats. Aujourd'hui les données relatives aux candidats sont partagées à travers une plus grande base de personnes, sur l'Intranet de la compagnie, et peuvent également  transiter sur Internet.  La sécurité des données devient donc un enjeu des ATS.

Dépersonnalisation du recrutement

La sélection première des candidats devient automatique, il est possible qu'un recruteur ne voit jamais un CV rejeté dans la première phase de sélection. Les candidats doivent ruser pour s'assurer d'une bonne visibilité. Les critères d'engagement changent; en tant que candidat, il faut savoir s'adapter et jouer le jeu des ATS.

L'homme au premier plan dans tous les cas

Il ne faut pas oublier que vous ne voulez pas engager la personne qui vous plait, mais vous devez engager la bonne personne pour votre compagnie. Les hommes sont le bien le plus précieux d'une compagnie, quelque soit la méthode choisie, le résultat doit permettre à votre compagnie de progresser et d'atteindre les objectifs fixés.